# Tuesday, 05 January 2010

Eines der für mich am interessantesten und arbeitserleichternden Neuerungen von Microsoft Office Outlook 2010 ist wohl die Unterhaltungsansicht.
Outlook 2010 - Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen
[Bitte klicken Sie auf das Bild für eine vergrößerte Ansicht]

In der Unterhaltungsansicht werden Nachrichten zum gleichen Thema gruppiert. Dies umfasst gesendete Nachrichten und Nachrichten in anderen Ordnern. Auf diese Weise können Sie eine große Anzahl von E-Mail-Nachrichten problemlos verwalten oder fassen lange E-Mail-Themen mit nur wenigen Klicks in einige wenige Unterhaltungen zusammen, die Sie schnell kategorisieren, archivieren, gar ignorieren oder löschen können. Sie können den gesamten Unterhaltungsverlauf anzeigen und die für Sie wichtigste Nachricht einfacher ermitteln.

Man muss nun endlich nicht mehr (manuell) auf die Outlook-Suche oder Programme wie den Outlook Thread Compressor zurückgreifen.

Eine wichtige Sache ist jedoch hierbei der Umstand, dass bei der Unterhaltungsansicht gesendete Nachrichten, gelöschte E-Mails und Nachrichten in anderen Ordnern mit angezeigt werden. Sie werden nicht nur angezeigt sondern alle Aktionen die Sie auf diese Unterhaltung ausführen, wirken sich auch auf alle E-Mails aus, die in dieser Unterhaltung angezeigt werden. Löschen Sie beispielsweise diese Unterhaltung (durch Markieren der Kopfzeile der Unterhaltung), werden die E-Mails beispielsweise auch aus dem Ordner 'Gesendete E-Mails' sowie allen anderen Ordnern woher die E-Mails angezeigt werden, gelöscht. Oder Sie markieren die Unterhaltung und möchten das alle E-Mails als ungelesen markiert werden, dann wirkt sich dies auch auf alle E-Mails aus, egal wo diese E-Mails ihren Ursprung haben.


Dieser Umstand ist jedoch für meine tägliche Arbeit und so wie ich organisiert bin, standardmäßig nicht wünschenswert. Abhilfe schafft hier, in dem ich die Ansicht umstellte auf: 'Nachrichten in Unterhaltung anzeigen' einstellte, jedoch die Option "Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen" deaktivierte:
Nachrichten aus anderen Ordnern anzeigen: deaktivieren


Nun stehen wir vor dem Problem, dass man unter Umständen eine sehr umfangreiche Ordnerstruktur hat. Diese Ansichtsoption müsste man jetzt auf alle Ordner in Outlook anwenden, damit man standardmäßig diese Unterhaltsansicht vorfindet. Dies muss man jedoch nicht für alle seine Ordner manuell machen, sondern kann auf eine leicht versteckte Einstellungsfunktion in Outlook zurückgreifen.

Stellen Sie in einem Ordner Ihrer Wahl, beispielsweise den Posteingang (oder auch Inbox) ihre gewünschte Standardansicht ein. Nachdem Sie ihre Wunschansicht für Outlook 2010 eingestellt haben, können Sie dies für andere oder alle anderen Ordnern in Ihrem Outlook übernehmen. Im gleichen Menüband (Ribbon) wie Sie auch die Ansicht einstellen können, finden Sie einen Button namens 'Ansicht ändern' und dort einen Untermenüpunkt 'Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen...':
Aktuelle Ansicht für andere E-Mail-Ordner übernehmen...


Dort können Sie nun per Auswahlmenü ein Häkchen vor die Ordner setzen, wo Sie gerne diese - ihre eben definierte Standardansicht - ebenfalls übernehmen möchten. Sie können in dem Menü die Option 'Ansicht für Unterordner übernehmen' auswählen und sparen so erneut Zeit:
Ansicht übernehmen | Ansicht für Unterordner übernehmen


Sollte ich dennoch einmal das Bedürfnis haben, wirklich eine Zusammenfassung aller E-Mails eines Themas zu Gesicht zu bekommen, so kann ich nun manuell die Ansicht einmalig umstellen (und danach wieder auf meine Standardansicht gehen) oder ich bemühe manuell die Outlook-Suche. Für mich der einfachste Weg, vielleicht geht es Ihnen auch so?

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